Si nunca has experimentado un desastre relacionado con el papel, te sorprendería lo rápido que las cosas pueden descarrilarse en las áreas de almacenamiento de documentos. Y las escuelas, las oficinas gubernamentales, los bufetes de abogados, los consultorios médicos y otras empresas e instalaciones que manejan mucho papel están en riesgo. Sólo hace falta un acontecimiento cotidiano, como una rotura de tubería, una tormenta, una copia de seguridad del alcantarillado o una inundación, para causar una pesadilla empresarial de la que es difícil recuperarse cuando no se maneja adecuadamente.
En el espíritu de Halloween, este post destaca 5 cosas claves que deben ser tenidas en cuenta para prevenir el daño de los documentos de las historias de horror. Pero primero, exploremos un ejemplo rápido junto con cómo un poco de preparación para un desastre potencial puede ayudar a eliminar las sorpresas de miedo y ahorrar dinero y tiempo a largo plazo.
El extraño caso de las huellas desnudas
Cuando se trata de daños en el papel, nuestro equipo de documentos ve regularmente situaciones difíciles y ocasionalmente muy extrañas. Tomemos el ejemplo de un edificio en Louisiana que estaba cerrado y supuestamente desocupado cuando una copia de seguridad de las aguas residuales inundó una sala de almacenamiento de documentos y otras áreas. Cuando nuestro equipo entró a inspeccionar los daños, había marcas de pisadas desnudas por todas partes, incluso en algunos documentos.
Dejando a un lado la espeluznante y grave situación, es importante entender que sólo porque algo se moje o empeore, es probable que todavía se pueda salvar. De hecho, en la mayoría de los casos, la mayoría de los documentos mojados y sucios pueden ser recuperados, incluso si han estado completamente sumergidos durante dos o tres semanas.
Los altos costos de una respuesta demorada
Aunque la conmoción inicial por una inundación u otros incidentes puede ser difícil, la falta de preparación sólo empeora las cosas en un par de niveles.
Primero, lleva a retrasos cuando el tiempo es esencial. El problema es que el papel comienza a deteriorarse una vez que está mojado, así que cuanto antes se pueda detener ese deterioro por congelación, mayores serán las posibilidades de recuperación.
En segundo lugar, conduce a mayores costos de recuperación. Cuanto más tiempo esté mojado el papel, más cuidadosamente tendrá que ser manipulado. Sin mencionar que los retrasos pueden llevar a la formación de moho, manchas, sangrado de tinta y bloqueo, lo que contribuye a mayores costos.
Prevenir las pesadillas de daño de documentos siguiendo estos 5 Consejos
1) Desarrolle una política de retención
Las empresas y organizaciones preparadas suelen disponer de algún tipo de inventario detallado o sistema para determinar si los archivos están o no dentro de un período de retención obligatorio. Al etiquetar las cajas de acuerdo con los períodos de retención, e incluir una fecha de destrucción en las cajas, se puede ahorrar tiempo y dinero durante el proceso de recuperación.
2) Evalúe cuidadosamente su área de almacenamiento
Es comprensible querer usar el sótano y otras habitaciones o espacios indeseables para almacenar documentos. Sin embargo, tenga en cuenta que los sótanos suelen ser más húmedos que los pisos superiores y también suelen albergar calentadores de agua e incluyen tuberías expuestas, desagües de alcantarillado, bombas de sumidero y otras cosas que pueden poner en peligro sus documentos. Por eso siempre es preferible guardar los libros y documentos importantes en zonas seguras y secas sobre el suelo.
3) Tenga un plan de recuperación de desastres (DRP) implementado
Un buen PRM le ayuda a desarrollar procesos y procedimientos para los diferentes tipos de desastres que su empresa u organización es más probable que enfrente. Proporciona un recurso para saber exactamente qué hacer y a quién llamar ante circunstancias difíciles.
4) Asóciese con un especialista con anticipación
La recuperación de documentos requiere procesos, conocimientos y equipos especializados, incluidas cámaras de liofilización. Algunos proveedores se autoproclaman profesionales de la recuperación de documentos, pero se basan en equipos y procesos ineficaces, lo que puede dar lugar a resultados deficientes y a la aparición de moho. Si examina las opciones de su proveedor de recuperación de documentos con antelación, puede asegurarse de que podrá cumplir sus normas. También puede ponerse de acuerdo sobre las necesidades de respuesta antes de una llamada de emergencia para reducir la confusión o los retrasos cuando se produzca un desastre.
5) En caso de duda, congélelos
Si sus documentos están dañados por el agua y se retrasan por un proceso de orden de compra o alguna otra situación, congele o refrigere los documentos lo antes posible. Congelar los documentos ayudará a reducir el daño general de los documentos y te dará algo de tiempo. Sólo recuerde que el agua de cualquier cosa que no sea una tubería de agua puede estar contaminada con materiales peligrosos, y debe recordar limpiar el congelador en consecuencia una vez que los documentos hayan sido retirados para su procesamiento.
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