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Consejos para la restauración de documentos

Lo que todo empresario debe saber sobre los documentos húmedos

Acabas de descubrir que los documentos o libros importantes de negocios o históricos están húmedos o mojados. ¿Y ahora qué? Con suerte, nunca estarás en esta situación. Pero si alguna vez lo estás, o lo estás ahora, es importante saber qué hacer. Primero, no te asustes. Los procesos de liofilización y restauración pueden salvar tus documentos. Esta entrada del blog explica tres cosas a tener en cuenta si descubres documentos húmedos o mojados.

Evaluando el daño

Los daños causados por el agua a los documentos y libros pueden presentarse de varias formas. Las consecuencias de cada uno de los siguientes escenarios son malas si no se actúa con rapidez, pero es posible salvar completamente los documentos o libros de cada conjunto de circunstancias.

  • Agua atrapada: sus documentos o libros están sumergidos, lo que significa que es probable que haya agua entre las páginas y en toda la estructura.
  • Una fuga de agua o algún otro evento ha resultado en que el agua se ha abierto camino en la fibra de papel de sus libros o documentos.
  • La humedad, el alto contenido de humedad en el aire ha hecho que las páginas se ricen o se decoloren y puede estar favoreciendo el crecimiento de moho.

Si se enfrenta a alguna de estas circunstancias, ¿qué debe hacer? En última instancia, su especialista en restauración de documentos hará la llamada sobre la mejor manera de recuperarlos, pero antes de que lleguen, aquí hay tres cosas que harán su vida y la de ellos más fácil.

1) Deje los documentos donde están

Después de descubrir documentos húmedos o mojados, su primer instinto puede ser el de empezar a limpiar las cosas y evaluar los daños. Lo mejor es esperar a los profesionales por tres razones:

  • Dependiendo de las circunstancias, los documentos dañados pueden haber estado expuestos a materiales tóxicos.
  • Los documentos húmedos o mojados pueden ser muy frágiles, por lo que moverlos innecesariamente puede provocar más daños.
  • No es raro que las cajas se rompan y los documentos se derramen fuera de ellas, creando dolores de cabeza adicionales.

2) Sepa lo que necesita antes de tiempo

Cuanto más rápido actúe para guardar documentos, más exitoso será el resultado. Un buen especialista en recuperación tendrá sistemas para catalogar cuidadosamente sus documentos e identificar dónde deben ser devueltos. Puede agilizar la rapidez con que comienza este proceso sabiendo lo siguiente:

  • ¿Necesita ocuparse de algún acuerdo legal antes de entregar los documentos y requerirá alguna seguridad especial?
  • ¿Se le exige que mantenga los documentos originales, o bastaría con una copia? ¿Y en qué estado deben estar los documentos (por ejemplo, lo más limpios posible o sólo legibles)? Esto puede repercutir en los tipos de procedimientos utilizados en la recuperación y en los costos generales de los procesos de restauración.
  • ¿Necesita que el especialista en restauración utilice tipos específicos de carpetas, archivadores u otros suministros?

3) Entienda sus opciones de recuperación

Siempre que sea posible, es mejor establecer una relación con un especialista en restauración de documentos antes de necesitarlos. De esa manera puedes comenzar los procesos de recuperación sin demora. De cualquier manera, es importante entender las capacidades y tecnologías de su proveedor para asegurarse de que coincidan con sus necesidades. Por ejemplo, sin las herramientas adecuadas, los procesos de liofilización a veces pueden ir demasiado lejos, dejando el papel demasiado seco y quebradizo. Aquí hay tres buenas preguntas para hacerle a un posible proveedor:

  • ¿Puede manejar nuestros requerimientos de seguridad?
  • ¿Tiene tecnología que pueda evitar el secado excesivo del papel?
  • ¿Cuánto tiempo tarda el proceso de liofilización?

Felicitaciones: Ahora estás a la cabeza del juego

Comprensiblemente, la restauración de documentos es una de esas cosas en las que la mayoría de nosotros no pensamos hasta que la necesidad nos mira a la cara. Si necesita ayuda ahora o tiene preguntas sobre otras cosas que puede hacer para proteger sus documentos y libros importantes, háganoslo saber.

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